EFINFO S.A.P.I. de C.V. | XVIII Edición PNTi.

EFINFO en el año 2013 contaba con un total de 240 colaboradores, atendiendo a su segmento predilecto desde su fundación en el 2003: el gobierno federal. Un impasse en las transacciones con sus clientes, supuestos favoritismos y una crisis de valores, fueron las constantes que vivía la empresa desde hace más de un año.

Juan, el Director General de EFINFO, como de costumbre iniciaba su jornada de trabajo a las 5 de la mañana, tradición que se remontaba a su época de estudiante en la facultad de leyes de Harvard. Pero esta no era una mañana digamos tradicional, ya que el desplome en los servicios solicitados por el gobierno, el aumento de cuentas por cobrar “sin cobrar”, el pago próximo de la nómina, y las iniciativas en el desarrollo de nuevos proyectos que aún no veían la luz, lo agobiaban por demás. Y es que, muchas entidades que solían ser clientes de EFINFO empezaron a utilizar una licitación llamada “Invitación restringida a por lo menos 3”, y de la cual ya no formaba parte del “club” selectivo de proveedores.

A principios de 2016 los números mostraban que la empresa no podría sobrevivir más de un par de meses.

El 25 de febrero de ese mismo año Juan citó a todos los directores funcionales de la empresa para informarles que se iba a hacer un recorte de un poco más del 50% de los colaboradores y a enfocar el mercado.

Después de poco más de un año, en junio del 2017, Juan recibió una llamada telefónica de Javier López Parada, Director Ejecutivo de la Fundación Premio Nacional de Tecnología e Innovación, en la cual le indicaba que después del análisis minucioso de un grupo de evaluadores nacionales expertos en innovación y tecnología, habían concluido que EFINFO era un digno representante empresarial y la madurez de sus modelos de operación e innovación eran un caso de éxito para México.

Actualmente EFINFO es una empresa financieramente sana, con una fuerte presencia en la iniciativa privada, con productos y tecnología propia.

¿Qué fue lo que paso aquí?, Si era la crónica de una muerte anunciada en 2016, ¿cómo EFINFO logró no solamente salir adelante, sino sobresalir para ser reconocido como ejemplo nacional?

Nuestra Historia

Fue fundada por Juan Ricardo Pérez-Escamilla Costas en el 2003 siendo hasta hoy el Director General, posicionado a la empresa como líder en el mercado de monitoreo de medios, aumentando su participación dentro del mismo pasando del 5 al 40%.

La cadena de valor en Eficiencia Informativa se ejecuta mediante el acopio de toda la información publicada en medios masivos de comunicación. En esta etapa se captura (digitalizando periódicos, grabando estaciones de radio y televisión, compilando sitios electrónicos y registrando mensajes emitidos en redes sociales).

Las herramientas utilizadas para este proceso, en su mayoría son de código abierto (open source), lo que nos permite reducir los costos de producción, ya que el gasto en licencias es mínimo, pero esto no quiere decir que descuidemos la seguridad de la información, al contrario, se refuerza nuestra Base de Datos mediante el uso de firewalls, por ello utilizamos sistemas como el antivirus AVG y tres firewalls que administramos nosotros para salvaguardar nuestro sistema.

Hay que subrayar que Eficiencia Informativa es propietaria de la plataforma tecnológica con la cual se generan todos los productos y servicios que se comercializan. A su vez, organizamos y ponemos a disposición de nuestros operadores toda la información para que sea clasificada, resumida y analizada mediante nuestra plataforma tecnológica desarrollada al interior de la compañía, se trata de un conjunto de sistemas computacionales conocido como SuperClip, el cual está registrado ante el Instituto Nacional del Derecho de Autor (INDAUTOR). Con los pasos anteriores se logra que el universo de datos pueda ser consultado de forma digital en beneficio de nuestros clientes.

Actualmente Eficiencia Informativa es una empresa de base tecnológica, 100% mexicana. Nos dedicamos a proveer inteligencia generada a partir del análisis de información, proveniente de medios de comunicación digitales e impresos (medios nacionales e internacionales) para atender con información concreta y análisis a instituciones gubernamentales y sectores empresariales, en su toma de decisiones y en sus estrategias de comunicación social y corporativa.

La empresa EFINFO está enfocada en la creación de productos y servicios diferenciados a sus clientes en materia de inteligencia estratégica. Esto implica generar conocimiento en materia de reputación pública de sus clientes a través de información recopilada, instrumentada, resumida y libre para consulta, en materia de impactos mediáticos y de redes sociales en el entorno nacional periodístico. El patrimonio tecnológico y capacidades clave están enfocados en el manejo de la información, generación de bases de datos y aplicación de algoritmos de segmentación estratégica de la información.

Para fortalecer su modelo de negocio y generar una propuesta de valor para sus clientes, EFINFO sabe que en equipo las cosas son mejor. Lo que ha logrado materializar en una serie de relaciones profesionales con universidades y centros de investigación. Como es el caso de investigadores S N I nivel dos y tres que forman parte de su equipo extendido de Investigación y Desarrollo.

Un propósito de vida

En noviembre del 2015, EFINFO vivía en pleno los estragos del sexenio y cada vez menos licitaciones y más demandas estaban a la vuelta de la esquina. Pese a eso y con una visión de conjunto, se decidió iniciar un proceso de reflexión estratégica con toda la organización.

Pese a la crisis empresarial y al supuesto nerviosismo de los colaboradores por la incertidumbre latente que cubría a la empresa.

La buena vibra, la creatividad y el compañerismo que eran característicos de la organización fueron elementos claves para fijar un rumbo y proponerse una misión que debería marcar el camino de la empresa:

Misión: Hacer más Valiosa la Información. Proporcionamos a nuestros clientes información valiosa; oportuna, puntual y seleccionada, acorde a sus intereses.

Visión: Participamos como una empresa de alta rentabilidad en los mercados de monitorización de medios masivos de comunicación, inteligencia estratégica y gestión documental.

De igual manera, en ese propósito de capturar información, analizarla y proveer valor, no solamente era lo que a los clientes se les vendía, sino era una práctica interna en la operación de EFINFO. Juan siempre decía a su gente: el pasar por certificaciones y auditorias de externos son oro molido para la organización. Normas de calidad, acreditaciones, auditorias y evaluaciones externas, se convertían en el principal agente de cambio de la organización. Es decir, capturar información interna y externa, analizarla en equipo y aceptar retroalimentación de un externo, se transformaba en información inteligente y de valor que retroalimentaba a toda la organización.

En aquel año, EFINFO ya tenía su segunda participación para ser miembro de las mejores empresas para trabajar e igualmente estaba preparando su participación para el Premio Nacional de Tecnología e Innovación.

La operación y acción en equipo

Durante esa reunión del comité directivo en febrero del 2016, fue evidente, punto por punto, que basar nuestros servicios en el esquema de licitaciones ya no era por lo menos en este sexenio una opción viable. Que las vinculaciones y relaciones como fuentes de conocimiento de primer mundo nos daban un gran diferencial que probablemente se había subvalorado. Que la automatización de varios de nuestros procesos internos nos daba cada vez un control más preciso y eficiente de las tareas, entre otras cosas.

Al final de una ardua discusión, muchos snacks y una buena dosis de cafeína, Juan y el equipo directivo asumieron fuertes decisiones para migrar de mercado, y pasar del sector gubernamental a la iniciativa privada a sabiendas de que la curva de aprendizaje debería ser sumamente rápida, corta y atendida hasta con pinzas del quirófano.

El proceso y las consecuencias fueron evidentes: apalancarse de proyectos de alto valor agregado y de mayor impacto para las empresas. Por lo que el uso de la tecnología, la automatización y simulación se volvieron la base de competencia y la nueva bandera de la empresa.

Por otro lado, la decisión de prescindir de la mitad de los colaboradores operativos generó un mal sabor de boca al interior de la organización. El miedo a ser despedido a la mañana siguiente provocó un clima de incertidumbre y baja motivación.

Un rápido movimiento y tiro certero del comité directivo fue el pensar en sacar provecho de la principal queja que siempre se presentaba en el personal durante los últimos años: ¡Esta ciudad está imposible!… el tráfico es infernal! Y así nació el trabajo desde casa, en donde casi 90 % de las operaciones de todo el personal se podía hacer en línea y el control era preciso, gracias al expertis en administración de proyectos y a la tecnología que se había estado utilizando desde los inicios de la empresa.

En retrospectiva, Karla, gerente de proyectos especiales y de calidad, decía: cada uno de estos movimientos estratégicos se leen sencillos, pero la capacidad de dirección y ejecución sería imposible sin un marco de referencia.

La operación y acción en equipo

Durante esa reunión del comité directivo en febrero del 2016, fue evidente, punto por punto, que basar nuestros servicios en el esquema de licitaciones ya no era por lo menos en este sexenio una opción viable. Que las vinculaciones y relaciones como fuentes de conocimiento de primer mundo nos daban un gran diferencial que probablemente se había subvalorado. Que la automatización de varios de nuestros procesos internos nos daba cada vez un control más preciso y eficiente de las tareas, entre otras cosas.

Al final de una ardua discusión, muchos snacks y una buena dosis de cafeína, Juan y el equipo directivo asumieron fuertes decisiones para migrar de mercado, y pasar del sector gubernamental a la iniciativa privada a sabiendas de que la curva de aprendizaje debería ser sumamente rápida, corta y atendida hasta con pinzas del quirófano.

El proceso y las consecuencias fueron evidentes: apalancarse de proyectos de alto valor agregado y de mayor impacto para las empresas. Por lo que el uso de la tecnología, la automatización y simulación se volvieron la base de competencia y la nueva bandera de la empresa.

Por otro lado, la decisión de prescindir de la mitad de los colaboradores operativos generó un mal sabor de boca al interior de la organización. El miedo a ser despedido a la mañana siguiente provocó un clima de incertidumbre y baja motivación.

Un rápido movimiento y tiro certero del comité directivo fue el pensar en sacar provecho de la principal queja que siempre se presentaba en el personal durante los últimos años: ¡Esta ciudad está imposible!… el tráfico es infernal! Y así nació el trabajo desde casa, en donde casi 90 % de las operaciones de todo el personal se podía hacer en línea y el control era preciso, gracias al expertis en administración de proyectos y a la tecnología que se había estado utilizando desde los inicios de la empresa.

En retrospectiva, Karla, gerente de proyectos especiales y de calidad, decía: cada uno de estos movimientos estratégicos se leen sencillos, pero la capacidad de dirección y ejecución sería imposible sin un marco de referencia.

El Modelo del Premio Nacional de Tecnología e Innovación

Uno de los elementos claves del ejercicio de reflexión estratégica del 2015, fue el generar un modelo propio para que EFINFO administrara su tecnología y movilizara su capacidad de innovación.

El modelo nacional consta de 5 funciones, las cuales se integran por proceso concretos:

1.- Vigilar: Es la exploración y búsqueda en el entorno, de señales e indicios para identificar amenazas y oportunidades de innovación tecnológica: necesidades de los clientes, comportamiento de los competidores, nuevas tecnologías que llegan al mercado, desarrollos tecnológicos con potencial comercial, normas y cambios en legislaciones. Para ello, se emplean procesos de gestión de tecnología tales como benchmarking, elaboración de estudios estratégicos de mercados y clientes, elaboración de estudios de competitividad y monitoreo tecnológico.

2.- Planear: Es el desarrollo de un marco estratégico tecnológico que permite a la organización seleccionar líneas de acción que deriven en ventajas competitivas. Implica la elaboración de un plan tecnológico que abarca, entre otras actividades, el diagnóstico y pronóstico tecnológico que permitan el posicionamiento de la organización, la definición de una estrategia tecnológica, la integración de la cartera de proyectos tecnológicos a los que la organización decide asignar recursos, y la revisión de su cumplimiento.

3.- Habilitar: Es la obtención, dentro y fuera de la organización, de tecnologías y recursos necesarios para la ejecución de los proyectos seleccionados. Comprende la gestión de recursos humanos, financieros y materiales, así como la gestión de conocimientos, para la realización de proyectos de adquisición, investigación, desarrollo, transferencia y asimilación de tecnología. Incluye, además, la gestión de la cartera integrada por todos estos proyectos.

4.-Proteger: Es la salvaguarda y cuidado del patrimonio tecnológico de la organización, generalmente mediante la obtención de títulos de propiedad intelectual. Requiere la elaboración de estrategias de protección y su ejecución vía mecanismos como: patentes, marcas, diseños industriales, derechos de autor, así como la definición de qué tecnologías y conocimientos deben mantenerse en forma de secreto industrial. Incluye, además, procedimientos de cuidado de información, acuerdos de confidencialidad, el desarrollo ágil y continuo de nuevos activos, entre otros.

5.- Implantar: Es la realización de los proyectos de innovación, siguiendo las distintas fases de desarrollo, escalamiento, ingeniería, etc., hasta el lanzamiento final de un producto nuevo o mejorado en el mercado, o la implantación o adopción de un proceso nuevo o mejorado dentro de la organización. Incluye la explotación comercial de dichas innovaciones y las expresiones organizacionales que se desarrollan para ello.

Una muerte exitosa

La apuesta de EFINFO fue basada en tecnología e innovación, pero sobre todo de una excelencia en ejecución.

El haber sido obligados a dejar el negocio por el asunto de las licitaciones, fue el pretexto ideal para reconstruirse y reinventarse.

Puede leerse aún en las paredes de la sala de juntas de Karla algunos de los rotafolios usados durante la reflexión estratégica del 2015… frases como:

La personalización de los productos a los requerimientos de cada cliente o inclusive la detección temprana de oportunidades que provoca la generación de proyectos tecnológicos para atender necesidad no atendidas en el mercado.

Pero más allá de un modelo, ¿Cuál fue el ingrediente clave de esta receta de éxito? ¿Por qué esta PYME como muchas de nuestro país, no murió? ¿Cuál será el futuro de esta empresa para los próximos años?

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